La vie de micro-entrepreneur est une véritable aventure. Cependant, les micro-entrepreneurs ont également des obligations administratives moins palpitantes, mais nécessaires, comme la facturation. Voici quelques conseils et astuces pour bien comprendre en quoi consiste la facturation et pour en maîtriser les bases.
1.Pourquoi et quand facturer ?
Comme toutes les autres entreprises, les micro-entreprises sont soumises à des obligations comptables et doivent parfois facturer leurs clients. La bonne nouvelle est que contrairement aux autres entreprises, les micro-entreprises bénéficient d’obligations fiscales et déclaratives simplifiées.
Émettre des factures fait souvent partie du quotidien des micro-entreprises. Une facture est un document comptable qui fait office de preuve d’achat ou de vente d’un bien ou d’un service.
Alors que la vente de biens ou services à des particuliers ne requiert pas systématiquement la création d’une facture, les micro-entreprises doivent obligatoirement établir des factures lorsqu’elles vendent des biens et/ou services à des entreprises.
Pour ce qui est de la facturation des ventes à des particuliers, elle est obligatoire lorsqu’il s’agit de vente à distance, lorsque le client en fait la demande, ou lorsque la vente concerne un service d’un montant supérieur à 25 euros TTC.
En principe, la micro-entreprise doit émettre la facture lors de la vente du bien ou service au client. Un délai de 15 jours peut parfois être accordé.
2.Quelles mentions doivent apparaître sur les factures d’une micro-entreprise ?
Il existe plusieurs mentions obligatoires qui doivent obligatoirement apparaître sur les factures des micro-entreprises.
Tout d’abord, plusieurs dates doivent figurer sur les factures. La date d’émission, c’est-à-dire la date à laquelle la facture a été créée, la date de la vente ou de la livraison du service, ainsi que la date d’échéance de paiement doivent être présentes sur toutes les factures.
Ensuite, le numéro de facture doit être mentionné.
Les coordonnées et identifiants de la micro-entreprise doivent également être visibles. Cela inclut :
- Le nom et prénom de l’entrepreneur, ou le nom commercial
- L’adresse du siège social de la micro-entreprise
- Le numéro SIREN ou SIRET de l’entreprise
- Le numéro du Registre du Commerce et des Sociétés, si le micro-entrepreneur est un commerçant
Les coordonnées du client font également partie des mentions obligatoires. Si le client est un particulier, les coordonnées à inclure sont son nom et l’adresse à laquelle il est domicilié. Si le client est une entreprise, il s’agit du nom de l’entreprise et de l’adresse de son siège social.
Enfin, les informations relatives aux biens ou services achetés, telles que leurs descriptions, leurs prix, les quantités achetées, et des éventuelles réductions de prix doivent être affichées sur les factures, ainsi que le montant total HT et TTC.
2 nouvelles mentions obligatoires depuis octobre 2019
Le statut de la micro-entreprise étant trop simple, à compter de cette date, le micro-entrepreneur devra également faire figurer ces mentions :
- L’adresse de facturation de l’acheteur lorsque cette dernière est différente du siège social ;
- la référence du bon de commande lorsque celui-ci aura été préalablement établi par l’acheteur.
C’est une obligation, néanmoins si le micro-entrepreneur n’édite pas de bon de commande, on peut considérer qu’il n’a pas à l’inscrire.
Si votre micro-entreprise ne bénéficie pas d’une franchise en base de TVA, et est donc assujettie et redevable de la TVA, il est nécessaire que les factures comportent le taux de TVA applicable. Si votre micro-entreprise est assujettie non-redevable de la TVA, la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » doit figurer sur la facture.
Dans les cas où la facture est adressée à une entreprise, il est aussi nécessaire d’indiquer les taux des pénalités de retard, c’est-à-dire le montant supplémentaire à payer en cas de non-paiement de la facture à la date d’échéance.
Quelques astuces pour maîtriser la facturation en micro-entreprise
Lorsqu’un entrepreneur facture, il existe plusieurs points auxquels il est nécessaire de faire attention pour ne pas prendre de risques inutiles et pour à terme, gagner du temps.
Facturer rapidement et fréquemment
Il est judicieux d’établir une facture aussi rapidement que possible après une vente de biens ou de services. Plutôt que d’effectuer une longue séance de facturation en fin de semaine, pourquoi ne pas y consacrer quelques minutes au quotidien ? Ainsi, la comptabilité de votre micro-entreprise sera toujours à jour, et vous libérerez du temps pour vaquer à d’autres occupations.
Cependant, de nombreux micro-entrepreneurs sont souvent en déplacement, ce qui peut rendre la gestion régulière de la facturation compliquée. Une astuce pour y remédier est de choisir un logiciel de facturation qui propose une application mobile disponible hors ligne. Cela vous permettra de pouvoir facturer immédiatement vos clients, où que vous soyez.
Conserver ses documents comptables de manière ordonnée et en format électronique
Toutes les entreprises sont soumises à l’obligation de conserver leurs documents comptables, dont les factures, pendant une durée de 10 ans. Les micro-entreprises n’échappent malheureusement pas à cette règle.
Respecter ce délai de conservation est particulièrement important en cas de contrôle fiscal, car ne pas être en mesure de présenter l’intégralité des factures et autres documents comptables de l’entreprise est passible d’amendes.
En plus de gérer la facturation de votre micro-entreprise en continu, il est donc essentiel de conserver les documents comptables de manière ordonnée et facilement accessible. Là encore, stocker ses documents en format électronique présente des avantages.
Bien numéroter ses factures
Une autre astuce qui permet de bien gérer sa facturation et d’éviter les mauvaises surprises concerne la numérotation des factures.
Un numéro unique, dans la continuité de la facture précédente doit être attribué à chaque facture. Ce numéro doit impérativement figurer sur toutes les pages de la facture.
Le système de numérotation des factures doit être chronologique, et il ne doit pas y avoir de trous dans la numérotation.
Pour faciliter la numérotation des factures, il peut être astucieux d’adopter un format de numérotation du style AAAA-MM-NN, ou AAAA correspond à l’année, MM au mois, et NN à un numéro, comme par exemple 15 s’il s’agit de la 15ème facture du mois.
Ne pas hésiter à demander de l’aide !
Tous les entrepreneurs en herbe sont à un moment ou un autre confrontés à des incertitudes en ce qui concerne les questions de facturation et comptabilité. À moins d’être un expert-comptable, il est commun de se heurter à des situations compliquées dans lesquelles les consignes officielles sont vagues et déroutantes. Mais vous n’êtes pas seuls !
Il existe beaucoup de forums en ligne où les entrepreneurs partagent leurs interrogations au quotidien afin d’obtenir des conseils et d’apprendre des expériences d’autres entrepreneurs plus expérimentés.
Dans les cas où votre question de facturation ou de comptabilité serait vraiment complexe, il ne faut pas non plus hésiter à demander l’avis d’un expert-comptable. Mieux vaut être en règle que de prendre des risques inutiles.
Bon courage à tous les micro-entrepreneurs !
